Datenschutzhinweis zum Judopass-Antrag

1. Verantwortlich

DJK Wilmersdorf e.V. (Sportvereinigung Deutsche Jugendkraft Wilmersdorf e.V.)
Düsseldorfer Straße 13
10719 Berlin

Vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB.
E-Mail: vorstand@djk-wilmersdorf.de

2. Zweck

Wir nutzen die Angaben, um in deinem Auftrag (bzw. im Auftrag der Erziehungsberechtigten) den digitalen Judopass – die JudoPass-Lizenz des Deutschen Judo-Bundes – zu beantragen, die Angaben vorher zu prüfen und die Gebühr deinem Antrag zuzuordnen. Ohne digitalen Judopass sind künftig Gürtelprüfungen und Wettkämpfe nicht möglich.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Passdaten: Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität; freiwillig eine weitere Staatsangehörigkeit (nur zur Information, sie wird nicht an den DJB übermittelt)
• Kontaktdaten: Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig)
• Profilbild
• Bei einer Umstellung: Fotos oder Scans von zwei Seiten des bisherigen Judopasses (1. Seite mit den Personalien und Seite der letzten Gürtelprüfung), bisherige Passnummer und Graduierung bzw. die Angabe, dass der Pass im Verein liegt oder verloren ist
• Bei Minderjährigen: Name und E-Mail-Adresse der/des Erziehungsberechtigten, bei 16- und 17-Jährigen freiwillig auch deren eigene E-Mail-Adresse
• Zustimmungsprotokoll: welche Erklärungen in welcher Fassung wann von wem bestätigt wurden, einschließlich der Höhe der Gebühr
• Interne Vermerke des Vereins: Bearbeitungsstatus, Zahlungseingang, Bemerkungen

Bankdaten erheben wir mit dem Formular nicht. Die Fotos speichern wir neu ab und entfernen dabei eingebettete Metadaten wie GPS-Koordinaten. PDF-Dateien wandeln wir, soweit technisch möglich, in Bilder um. Deine IP-Adresse speichert das Formular nicht; der Hosting-Anbieter führt aus Sicherheitsgründen kurzzeitig Server-Protokolle.

Die Angaben sind für die Beantragung erforderlich. Ohne sie können wir den Judopass nicht beantragen. Die Telefonnummer ist freiwillig.

4. Rechtsgrundlagen

• Mitgliedschaft im Verein und dein Auftrag zur Beantragung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Bei Kindern unter 16 Jahren zusätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 8 DSGVO); sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden
• Zustimmungsprotokoll: unser berechtigtes Interesse, gegenüber dem DJB nachweisen zu können, dass die Erklärungen abgegeben wurden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Wer die Daten bekommt

• Judo-Verband Berlin e.V., Deutscher Judo-Bund e.V. – zur Ausstellung, Prüfung und Verwaltung des Judopasses. Verein, Landesverband und DJB sind dafür gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Näheres in der DJB Datenschutzerklärung und der Datenschutzerklärung des Judo-Verband Berlin e.V..
• DokuMe GmbH, Köln – betreibt die Judopass-Plattform als technischer Dienstleister des DJB.
• IONOS SE, Montabaur – Hosting dieses Formulars und der Anträge auf Servern in Deutschland, im Auftrag des Vereins (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Die Fotos der alten Passseiten dienen nur der Prüfung durch den Landesverband und werden nach dessen Bestätigung in der Plattform automatisch gelöscht. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet durch den Verein nicht statt.

6. Wie lange wir die Daten speichern

• Profilbild und Passseiten: bis 30 Tage nach Freigabe des Judopasses
• Kontaktdaten und übrige Angaben (Anschrift, E-Mail, Telefon, bisherige Passnummer, weitere Staatsangehörigkeit, Bemerkungen): bis 365 Tage nach Freigabe
• Nachweis (Name, Geburtsdatum, Antragsnummer und Zustimmungsprotokoll mit Botenauftrag und erklärender Person): bis zum Ende des 3. Kalenderjahres nach deinem Austritt aus dem Verein. Damit können wir gegenüber dem DJB und dir belegen, welche Erklärungen in deinem Auftrag abgegeben wurden; das entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist (§§ 195, 199 BGB, Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).
• Abgelehnte oder zurückgezogene Anträge löschen wir umgehend.

Die Speicherung der Judopass-Daten beim DJB richtet sich nach dessen Datenschutzhinweisen.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Schreib dazu an vorstand@djk-wilmersdorf.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.